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项目管理技巧
1. 项目管理工具
1.1 甘特图
甘特图有助于计划和管理项目，它把一个大型项目划分为几个小部分，并有条理地展示。
每个任务都有预期完成时间，由水平的条形代表，左端代表开始日期，右边代表人物的完成日期。任务可能循序渐进，也可能并行，时间有重叠。在项目过程中，重要的事项可以用一个小菱形标记为里程碑。
从一个甘特图中，你可以清晰地看出子任务是什么，以及每个任务何时开始何时结束。可视化地呈现一个项目还可以轻松地了解每个阶段会发生的事情，从而跟踪项目进程。
1.2 PERT 图
**PERT 是项目评价和评估技巧 (project evaluation and review technique) 的英文缩写。**这是用于计划和安排整个项目行程，跟踪实施阶段的主要项目管理工具之一。
PERT 图也能展示任务划分，时间分配和开始、结束日期。不像甘特图用条形代表任务，PERT 图用关系模型展示信息，用方（圆）框代表任务，箭头代表任务之间的关系。
构造PERT图，需要明确四个概念：
事件（Events）：
- 图中的节点，表示「事件」；
- 事件本身不消耗时间和资源，仅表示某个时间点；
- 一个事件有事件号，和出现该事件的最早时刻，和出现该事件的最晚时刻。
活动（Activities）：
- 图中的箭头，表示“活动”，从一个事件到另一个事件之间的过程；
- 他可以标上完成该任务所需的时间；
- 每个任务可以有一个松弛时间（Slack Time）。
松弛时间（Slack Time）：
- 不影响完工前提下可能被推迟完成的最大时间；
- 松弛时间 = 关键路径 - 包含该任务的最长路径耗时。
关键路径（Critical Path）：
- 完成整个工程或项目，所需最长时间的路径。
- 整个工程中的所有事件节点都要执行。多个任务可能并行执行，因此，只要最长路径完成，则其他并行路径也已经执行完成，保证整个工程的事件都执行完成了；
- 完成该项目的最短时长，就是求关键路径长度。
现在有A、B、C、D、E五个事件，每个事件的紧前关系如下所示。
- 关键路径：A→C→D→E，为3+1+2=6天
| 时刻 | A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|---|
| 最早开始 | 0 | 2 | 3 | 4 | 6 |
| 最晚开始 | 0 | 5 | 3 | 4 | 6 |
- A→B的松弛时间：6-(2+1)=3
- B→E的松弛时间：6-(2+1)=3
- A→C的松弛时间：6-(2+1+3)=0
- C→D的松弛时间：6-(2+1+3)=0
- D→E的松弛时间：6-(2+1+3)=0
因此，我们可以得出结论：关键路径上的任务，其松弛时间均为0。 因为包含这些任务的最长路径就工程关键路径。
某工程的PERT图如下所示，请计算关键路径、每个事件的最早开始时间、最晚开始时间和松弛时间。
该工程的关键路径，有两条，耗时都是22：
- 关键路径1：A→B→D→G→I→K→L（耗时22）
- 关键路径2：A→B→C→E→F→I→K→L（耗时22）
PERT 图的排版形式使得活动之间的关系比甘特图更加明显。但它的缺点是任务较难跟进，因为有太多的联系和任务。
1.3 日历视图
**日历是基于时间，易于理解的项目管理工具。**这对于个人时间管理更加合适，能帮助你更好地管理每天、每周或每个月的时间行程。
这种工具的出色之处在于，它有很多空间添加待办事项列表。它将提醒你每天要做的事情，确保事情能在截止日期前完成。
1.4 时间线
**时间线也是一种可视化的项目管理工具，有助于跟踪项目进程。**通过时间线，你可以直观地看到某个任务需要在什么时间完成。
这是了解任务时间更加有序的方法。但是，时间线没有甘特图那么受欢迎，因为它在展示任务联系和完成状态时有局限。
1.5 WBS
WBS 是 Work Breakdown Structure 的缩写，中文含义是“工作分解结构”。
WBS 是组织、管理项目工作的主要依据和基础。这些项目管理工作包括：定义工作范围、定义项目组织、设定项目产品的质量和规格、估算和控制费用、估算时间周期和安排进度、明确项目相关各方的工作界面以便于责任划分和落实。
通过 WBS 把项目工作细分为更小、更易管理的工作单元，随着 WBS 层次的降低，意味着项目工作也越来越详细。
但是，WBS 分解的越细，那么对该工作的计划、管理和控制的能力就越强，然而大量的分解工作会导致生产效率降低、资源浪费、工作效率低下。
最底层的 WBS 单元叫做工作包，是进行范围、进度、成本管理的基础。
WBS 结构分为树型和列表型。
树型层次清晰，非常直观，结构性很强，但是不容易修改，适用于中小型项目。
列表型直观性差，适用于大型项目。
当一个项目的 WBS 分解完成后，项目相关人员对完成的 WBS 应该给予确认，并对此达成共识。
制定了 WBS 后，形成范围基线。
WBS 主要用途
- 工作分解结构是一个展现项目全貌，详细说明为完成项目所必须完成的各项工作计划工具。
- 工作分解结构是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具。
- 工作分解结构是一个帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目（特别在项目发生变更时）所涉及的工作的基本依据。
- 工作分解结构定义了里程碑事件，可以向高级管理层和客户报告项目完成情况，作为项目状况的报告工具
WBS 的分解步骤：
- 识别项目交付物和相关工作。
- 对 WBS 的结构进行组织。
- 对 WBS 进行分解。
- 对 WBS 中各级工作单元分配标识符或编号。
- 对当前的分解级别进行检验，以确保它们是必须的，而且是足够详细的。
常用的分解 WBS 结构的方法有以下三种：
- 使用项目生命周期的阶段作为分解的第一层，而把项目可交付物安排在第二层。
- 把项目重要的可交付物作为分解的第一层。
- 把子项目安排在第一层，再分解子项目的 WBS。
分解 WBS 的原则：
- 在各层次上保持项目的完整性，避免遗漏必要的组成部分。
- 一个工作单元只能从属于某个上层单元，避免变叉从属。
- 相同层次的工作单元应有相同性质。
- 工作单元应能分开不同的责任者和不同工作内容。
- 便于项目管理进行计划和控制的管理需要。
- 最低层工作应该具有可比性，是可管理的，可定量检查的。
- 应包括项目管理工作（因为管理是项目具体工作的一部分），包括分包出去的工作。
- WBS 的最低层次的工作单元是工作包。一个项目的 WBS 是否分解到工作包，跟项目的阶段、复杂程度和规模有关，一般来说早期，或复杂，或大规模的项目，其 WBS 的分解颗粒要大一些，粗一些。需要遵守 8/80 原则。
Note
8/80 原则
WBS 中每个工作包的工作量应介于一个人工作 8 小时至 80 小时之间。
- 小于 8 小时，时间太短，没必要计划。
- 大于 80 小时，时间太长，不可能计划好。
WBS 总是处于计划过程的中心，也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS 同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围是由 WBS 定义的，所以 WBS 也是一个项目的综合工具。
2. 项目管理软件
2.1 Teambition
它是钉钉旗下的一款项目管理软件，从功能角度来看更适用于 10 人左右的小型团队项目协作，从价格角度来看，因为承诺个人免费，所以它更适合个人用户。作为国内最早的一批项目管理软件，它具有任务、文档、文件、统计、甘特图等丰富应用，它能够用于产品、研发、设计、市场、运营、销售、HR 等各类团队。缺点就是不能与企微飞书等工具集成打通。
官方网站 https://www.teambition.com
2.2 Jira
Jira 是全球研发项目管理工具的先驱，有非常多的用户认为它好，也有非常多的用户吐槽难用。它足够成熟，但学习成本以及购买也足够高。比较可惜的是在 2020 年开始停止在大陆出售本地版，强迫国内用户上云，但又不在国内设数据中心，这导致国内不少用户迁移到 PingCode 等这些国产工具。所以这里更推荐跨国组织或者海外团队使用。
官方网站 https://www.atlassian.com
2.3 Worktile
国内市场占有率非常高的项目管理软件。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。这是一款是几乎登上了国内所有项目管理工具榜单前三的产品。知名客户包括百度、小米、招商银行等。
在功能上 Worktile 是一个工具集合，它具备 OKR 目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。它同样支持私有部署、二次开发、saas 等版本。
官方网站 https://worktile.com/product/project
2.4 Trello
Trello 是一款海外软件，绝大部分功能免费，是个与 Worktile 非常类似的看板型项目管理软件。它采用了简单易懂的卡片式界面，可以帮助团队轻松管理任务和进度。Trello 支持实时同步，使团队成员能够实时了解项目进展，并随时添加或修改任务。此外，Trello 还支持与许多其他应用程序集成，提高团队工作效率。如果你是海外团队可以试试它，如果是国内企业，Worktile 可能是更优的选择。
3. 产品设计软件
3.1 Axure
Axure是一款功能强大的原型设计工具，被广泛用于用户体验（UX）和用户界面（UI）设计。这算是目前原型图领域最常用的工具，有着丰富的交互设计功能，可创建各种高保真、低保真的交互原型图，产品经理能够快速创建可交互的原型，并与团队成员进行协作。
3.2 Figma
Figma，是一款基于浏览器的在线设计协作平台，可以说引领了设计工具线上化的热潮，创新地将原本必须在电脑本地使用的软件转移到了线上，浏览器打开即可使用。
Figma 集成了原型、UI、交付等功能，可以完成从线框图、原型设计、UI 设计到协作、设计系统管理、开发人员交付等各种环节。
3.3 Pixso
Pixso，一款对标 Figma 的国产在线设计协作工具，与 Figma 一样，集原型、UI、交互、设计交付、资源管理等众多功能于一身，可用于产设研跨部门的协作流程，打通不同部门间原先不得不使用多款软件的壁垒。
3.4 墨刀
墨刀是一款打通产设研团队，实现原型，设计，流程，思维导图一体化的在线协同工具。
墨刀隶属于万兴科技集团， 公司自成立以来一直致力于产品设计在线协同办公软件的研究与开发。全新版本聚合四款工具的创作与管理，包括**「原型」、「设计」、「流程图」、「思维导图」**。
从记录想法的思维导图开始，到原型绘制，设计产出，流程图记录进程，产生的文件墨刀都能一站管理，作品之间能够互相导入导出，满足多样化的场景需求。我们同时面向企业和个人，赋能你的设计之旅，让你轻松展示想法、快速验证想法、高效落地想法。一款产品的设计可以拉通多端人员共同参与管理，让协作变得高效，让体验变得流畅。